SAEU a emis ghiduri practice pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice
Starea fizică și tehnică a documentelor electronice și a suporturilor acestora trebuie verificată cel puțin o dată pe an
Administrațiile ar trebui să stocheze în sistemul lor de informații administrative toate documentele electronice de intrare, de ieșire și interne, precum și să ofere o copie de zi cu zi automatizată a acestor documente, care sunt stocate pe un alt suport decât sistemul de informații administrative, criptate cu publicul lor chei. Acestea fac parte din Orientările practice pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice în administrațiile aprobate de președintele Agenției de Stat pentru Guvernare Electronică. Depozitarea pe termen lung a documentelor electronice trebuie efectuată pentru o perioadă de cel puțin 20 de ani.
Înregistrările electronice, care sunt supuse stocării pe termen lung, formează arhiva electronică a fiecărui organism administrativ. Acestea trebuie furnizate într-un fișier de arhivă. Ghidurile practice indică formatele de fișiere admise, cele trei versiuni diferite ale fișierului de arhivă și datele acceptate pentru fiecare document electronic.
Condițiile fizice și tehnice ale documentelor electronice și ale titularilor acestora sunt verificate cel puțin o dată pe an de către oficialii desemnați de un act al șefului autorității administrative relevante. Activitățile recomandate care asigură păstrarea pe termen lung a documentelor electronice sunt migrarea, actualizarea și copierea.
Orientările practice au fost elaborate pe baza prevederilor Legii guvernanței electronice, a Legii fondului arhivistic național, a Regulamentului privind schimbul de documente în administrație și a Regulamentului privind cerințele generale pentru sisteme informaționale, registre și servicii administrative electronice. Acestea urmăresc să faciliteze activitatea legată de stocarea pe termen lung a documentelor electronice, să mențină validitatea legală a documentelor, să le reproducă în ciuda riscului de a compromite mediul documentului și indiferent de modificările tehnologice viitoare și să asigure trasabilitatea tuturor operațiunilor legate de documente electronice.
Ghidurile practice sunt publicate pe site-ul web al DAEU la https://e-gov.bg/ro/139
Sursa: https://e-gov.bg
Adăugați un comentariu